Nieuw kassasysteem aanschaffen

Als coffeeshopondernemer gaat je grootste interesse waarschijnlijk niet meteen uit naar een kassasysteem. Toch kan een passend kassasysteem een coffeeshop helpen om een professionaliseringsslag te maken. Dit artikel schetst enkele praktische overwegingen bij de aanschaf ervan, door de bril van een coffeeshopondernemer.

Op een goede dag krijgt een coffeeshop in Haarlem een controleur van het AT (Agentschap Telecom) over de vloer die uit naam van het NMI (Nederlands Metrologisch Instituut) de in de zaak gebruikte weegschaal komt ijken. ‘De weegschaal (is) verbonden aan de kassa, en daarmee moet ook de kassa worden geijkt’, aldus de controleur. En dat is niet mogelijk met het bestaande kassasysteem van deze coffeeshop, dat is gebaseerd op opensource software. De ondernemer ziet zich genoodzaakt om op zoek te gaan naar een nieuw kassasysteem.

Oproep

De coffeeshopondernemer uit Haarlem doet via de Cannabis Connect WhatsApp groep een oproep: ‘Wie kan mij een kassasysteem aanbevelen?’ Al snel krijgt hij drie namen van systemen die door andere coffeeshops worden gebruikt: Kassacentrum.nl, Electronic Brains en Software Support Nederland.

De ondernemer uit Haarlem neemt met alle drie de bedrijven contact op en legt de offertes naast elkaar. ‘Het is appels met peren vergelijken. De systemen bieden alle drie verschillende oplossingen,’ aldus de ondernemer. Daarom gaat hij niet zozeer af op de prijzen die de kassasysteem-aanbieders geven, maar op andere zaken. De ondernemer noemt er drie: ‘Hoe goed kennen ze de branche? Hoe betrouwbaar zijn hun systemen in praktijk (Hoe storingsgevoelig zijn ze?) en: Hoe serieus nemen de aanbieders de continuïteit van de bedrijfsvoering van de coffeeshop?’ De ondernemer ging samen met de expert die zijn bestaande kassasysteem heeft aangelegd bij alle drie de aanbieders langs. Op hun beurt bezochten alle aanbieders de coffeeshop.

Twee providers

De coffeeshopondernemer gaat specifieker op een paar zaken in: ‘Voor iedere shop zijn andere zaken belangrijk. Daarom moet iedereen zijn eigen keuze maken. Zo vind ik heel belangrijk dat het systeem altijd goed werkt. Een van de aanbieders stelde dat het werken met twee providers een vereiste was bij zijn systeem. Daarom kreeg hij bij mij gelijk een streepje voor. Ik werkte overigens al met twee providers.’ Het voordeel van het werken met twee providers is dat er altijd een back-up is als een van de providers uitvalt, er is altijd internetconnectie.

Beveiliging systeem

Een van de kassasystemen werkt met een vingerscan als beveiligingssysteem. Medewerkers kunnen alleen in het kassasysteem na het scannen van hun vinger. Zo weet je altijd wie welke transactie heeft uitgevoerd. De aanbieder van dit systeem werkt met professionele, moderne apparatuur. Niet met een pasje of een pincode om je aan te melden. Een vingerscan is snel en efficiënt. De aanbieder van dit systeem stelt als voorwaarde dat alle hardware van het systeem wordt vervangen: Kassabonprinters, monitors, kassa-lades, server, klantendisplay, weegschalen, barcodeprinter. ‘Daar word je als ondernemer natuurlijk niet blij van, dat loopt in de papieren. Deze aanbiedere zegt: alles eruit en anders doen we geen zaken. Maar ik snap hem wel. Je sluit ook een service-abonnement af en hij staat zo ongeveer dag en nacht voor je klaar. Dan wil hij niet moeten komen opdraven omdat een of andere hardwarecomponent van B-kwaliteit het begeven heeft,’ aldus de Haarlemse ondernemer.

Voorraadbeheer

Alle drie de systemen hebben een knop WTP (waarneming ter plaatse). Met een druk op die knop wordt meteen duidelijk hoeveel hasj en wiet er zich op dat moment in de coffeeshop op voorraad bevindt. ‘Het geeft ze in een handomdraai een goed overzicht over hoeveel er die dag verkocht is en dus hoeveel geld er in kas moet zijn.’

Je zou ook kunnen denken over een koppeling van het kassasysteem met de voorraad buiten de shop. ‘Die functie, die door een van de aanbieders wordt aangeboden werkt met gelabelde zakken met een code die wordt gescand. Dit maakt het mogelijk om precies bij te houden welk deel van de voorraad zich waar bevindt.’ Het is zeer prettig om een goed zicht te hebben op de gehele voorraad, maar het systeem is gebaseerd op maatwerk en daarom zeer prijzig. Verder is het systeem vooral een aanzet naar een professionaliseringsslag in de toekomst. Als de Wietwet de cannabis gaat reguleren zijn dat soort systemen onmisbaar en binnen alle kaders inzetbaar. De coffeeshops die aan het Wietexperiment deelnemen kunnen al eerder voor zo’n systeem gaan.

Prijslijst

Voor de Haarlemse ondernemer is het verder een pluspunt van een systeem als het ook de prijslijst kan aansturen. Als je een nieuw product aan het systeem toevoegt of de prijs wijzigt, verschijnt de wijziging automatisch in beeld op de monitor aan de muur met daarop de menukaart die de klant gebruikt voor het bepalen van zijn keuze in de shop.

Afrekenmachine

Je ziet ze wel vaker tegenwoordig, in supermarkten, tankstations en bij bakkers: afrekenmachines. Personeel overhandigt de klant alleen de producten die de klant wil aanschaffen en is niet meer betrokken bij het afrekenen. De klant betaalt bij de machine: een betaalgleuf voor een pinpas met een toetsenbordje voor de pincode, of een sleuf waarin de klant bankbiljetten of muntstukken kan aanbieden ter betaling. Personeel blijft zo buiten de betaling van de producten en hoeft geen geld meer aan te raken. ‘Dat heeft een aantal voordelen. Ten eerste de hygiëne. Het is onhygiënisch als personeel zowel met bankbiljetten of muntgeld als met wiet in aanraking komt. Op geld zitten veel bacteriën. Ten tweede is het veiliger. Het geld dat in de geldwisselmachine is opgeslagen is onbereikbaar voor overvallers. Maar het belangrijkste vind ik dat dit systeem geen aandacht hoeft te hebben voor het geld, maar zich 100% kan richten op de klant, het product en advies.’

Deze afrekenmachine wordt gekoppeld aan de kassa. De ondernemer denkt sterk over de aanschaf van zo’n apparaat. ‘Een paar jaar geleden waren ze nog onbetaalbaar. Maar inmiddels heb je er voor 7500 euro al een staan.’

Big data

Een zaak die de ondernemer een beetje mist bij de drie systemen die hij onderzocht zijn de ‘rapportages’ die hij wel in zijn bestaande systeem heeft: ‘Een kassasysteem kan je veel marktinformatie geven. Wat gebeurde er toen we de prijs van een bepaalde wietsoort iets verhoogden? Welke soorten lopen goed, welke lopen minder? Wie koopt wat? Ons oude systeem was zo gebouwd dat we konden nagaan waarom er op een bepaald moment een piek zat in de verkoop van een bepaalde soort. Deze rapporten worden in ons huidige systeem in grafieken weergegeven in plaats van alleen maar met lijsten met cijfers. Dat is informatie waar je als ondernemer veel mee kunt. Met die data op het vizier kun je beslissingen nemen.

Kiezen

Een ondernemer kan zich er gemakkelijk van af maken en zonder zich veel vragen te stellen een kassasysteem kopen. Hij kan zich ook gaan verdiepen in wat er op de markt is en er bij stilstaan welke mogelijkheden een specifiek kassasysteem geeft aan zijn of haar bedrijfsvoering. De ondernemer uit Haarlem staat niet alleen in zijn keuze. Een expert op dit gebied waarmee hij al 5 jaar werkt staat hem bij in het keuzeproces.

Uiteindelijk kiest de Haarlemse shop voor de duurste aanbieder, omdat hij daar het beste gevoel bij heeft. Dat betekent niet dat het duurste systeem altijd het beste is. Maar het zou kunnen dat het beste systeem in een specifiek geval het duurste is. Om een goede keuze te maken moet een ondernemer op zoek gaan bij verschillende aanbieders, hun systemen vergelijken en op deze manier bepalen welk systeem hij aan wil schaffen.

De Haarlemse ondernemer wenst collega’s veel wijsheid toe met hun beslissing.

Redactie BCD, 12 april 2019